Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

1. Die Alecto GmbH (Friendsurance) ist Verantwortliche i.S.d. Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 – „DS-GVO“). Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben oder wenn Sie Ihre datenschutzrechtlichen Rechte nach der DS-GVO ausüben möchten, können Sie sich jederzeit an uns wenden: Postalisch unter Alecto GmbH (Friendsurance), Mehringdamm 34, 10961 Berlin, oder per E-Mail an datenschutz@friendsurance.de.

2. Sie können sich auch jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden: Per E-Mail an datenschutz@friendsurance.de oder per Post an Gregor Klar, Holtzendorffstraße 20, 14057 Berlin.

   
   

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

1. Wenn Sie sich über das Bewerberportal um eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten (wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer) und die von Ihnen übermittelten Dateien (Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben, einschließlich der darin enthaltenen Angaben zu Ihrer Person und Qualifikation) sowie zusätzliche von Ihnen gemachte Angaben, wie Ihr gewünschtes Startdatum, Ihre Gehaltsvorstellungen oder Informationen dazu, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind und ob Sie in sozialen Netzwerken aktiv sind, für die Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung, einschließlich der Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen sowie Einstellungstests und der Bewertung der Ergebnisse soweit anderweitig im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Wir kontaktieren Sie im Bewerbungsverfahren, um Sie über den Fortgang Ihrer Bewerbung zu unterrichten bzw. Sie zu einem Vorstellungsgespräch oder zu Testaufgaben einzuladen.

2. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist § 26 Abs. 1 Satz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Datenverarbeitung ist zur Begründung eines möglichen Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.

Auftragsverarbeiter

1. In Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen können wir externen Auftragsverarbeitern (Art. 28 DS-GVO), die in unserem Auftrag handeln (wie etwa technischen Dienstleistern), Ihre personenbezogenen Daten offenlegen. So verarbeitet im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung über das Bewerberportal die Greenhouse Software, Inc., 110 Fifth Avenue, 3rd Floor, New York, NY 10011, USA („Greenhouse“), Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in unserem Auftrag und gemäß unseren Weisungen.

2. Sofern diese Auftragsverarbeiter ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union haben, haben sie ihren Sitz entweder in Drittstaaten, für die ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, oder ein angemessenes Schutzniveau ist gewährleistet durch von der Europäischen Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln, die von der Alecto GmbH (Friendsurance) und dem externen Auftragsverarbeiter abgeschlossen wurden. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Greenhouse findet in den USA statt und zwischen der Alecto GmbH (Friendsurance) und Greenhouse wurden die von der Europäischen Kommission erlassenen Standarddatenschutzklauseln abgeschlossen.

Speicherdauer

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten in der Regel nach sechs Monaten gelöscht, sofern Sie nicht eingewilligt haben, dass wir Ihre Daten länger speichern und Sie künftig über passende Stellenangebote informieren dürfen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO). Sollten Sie eine Zusage zu einer Stelle durch uns annehmen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen zur Personalakte genommen.

Ihre Rechte nach der DS-GVO

Ihnen können insbesondere die folgenden Rechte nach der DS-GVO zustehen:

1. Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sowie, wenn dies der Fall ist, Auskunft über diese personenbezogenen Daten zu verlangen. Um dieses Recht geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter den unter Ziffer I. genannten Kontaktdaten entweder direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

2. Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, bemühen wir uns, durch angemessene Maßnahmen sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, richtig und aktuell sind. Für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie die Berichtigung dieser Daten verlangen. Um dieses Recht geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter den unter Ziffer I. genannten Kontaktdaten entweder direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, bemühen wir uns, durch angemessene Maßnahmen sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, richtig und aktuell sind. Für den Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, können Sie die Berichtigung dieser Daten verlangen. Um dieses Recht geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter den unter Ziffer I. genannten Kontaktdaten entweder direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

4. Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben gegebenenfalls das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Um dieses Recht geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter den unter Ziffer I. genannten Kontaktdaten entweder direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

5. Recht auf Widerruf einer Einwilligung: Sofern unsere Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht (gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DS-GVO), können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgten Verarbeitung wird dadurch jedoch nicht berührt. Um dieses Recht geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter den in Ziffer I. genannten Kontaktdaten entweder direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

6. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde innerhalb der Europäischen Union zu wenden. Sie können sich an den Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden.

7. Änderungen

   Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie die jeweils aktuelle Version gelesen haben. Änderungen dieser Datenschutzerklärung, die Ihrer Einwilligung bedürfen, werden nur wirksam, wenn Sie uns eine solche Einwilligung erteilt haben.

Controller and data protection officer

1. Alecto GmbH (Friendsurance) is the controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 – “GDPR”). If you have any questions about this Privacy Policy or our data processing activities relating to your personal data or if you want to exercise any of your rights under GDPR, please contact: Alecto GmbH (Friendsurance), Mehringdamm 34, 10961 Berlin, Germany, or by email at datenschutz@friendsurance.de.

2. You can also contact our data protection officer: By email at datenschutz@friendsurance.de or by mail to Gregor Klar, Holtzendorffstraße 20, 14057 Berlin, Germany.

   
   

Processing of your personal data

1. If you apply for a job we offered via the Application Platform, we process your application data (such as your name, your email address, your phone number) and the files you provided (CV, references, letters, including the data contained therein to your person and your qualification) as well as data additionally provided by you such as your planned starting date, your salary expectations or information on how you became aware of us or whether you are active in social media, for the purposes of processing your application, including the preparation and conduct of job interviews and recruitment tests and the evaluation of the results and as otherwise necessary within the application process. We contact you in the course of the application process to inform you on the status of your application or to invite you to a job interview or a recruitment test.

2. The legal basis for this processing is Section 26 para. 1 sentence 1 of the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz). The processing is necessary for entering into a potential employment relationship.

Third Party Processors

1. In compliance with applicable data protection requirements, we may share your personal data with third party data processors acting on our behalf (Art. 28 GDPR), for example technical service providers. In particular, Greenhouse Software, Inc., 110 Fifth Avenue, 3rd Floor, New York, NY 10011, USA („Greenhouse“), processes your personal data in the course of your application via the Application Platform on our behalf in compliance with statutory data protection requirements and according to our instructions.

2. Where such third party processors are located outside the European Union, such third party processors are either located in a third country where the European Commission has decided that this country ensures an adequate level of data protection or appropriate safeguards for an adequate level of data protection are provided for by standard data protection clauses that have been adopted by the European Commission and that have been entered into between Alecto GmbH (Friendsurance) and the third party data processor. The processing of your personal data by Greenhouse takes place in the USA. Alecto GmbH (Friendsurance) and Greenhouse have entered into the standard data protection clauses adopted by the European Commission.

Storage time

Your personal data will be deleted within six months after the end of the application process unless you gave your consent that we may store your data for a longer period and inform you about suitable job offers in the future (Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR). In case you accepted a job offer by us, your application data will be stored in your personnel file.

Your rights under GDPR

In particular, without limitation, you may have the following rights under GDPR:

1. Right of access: You have the right to obtain confirmation from us as to whether or not we process personal data from you and you also have the right to at any time obtain access to your personal data stored by us. To exercise this right, you may at any time contact us or our data protection officer as provided in Section I. of this Privacy Policy.

2. Right to rectification of your personal data: If we process your personal data, we shall endeavour to ensure by implementing suitable measures that your personal data is accurate and up-to-date for the purposes for which we collected your personal data. If your personal data is inaccurate or incomplete, you have the right to obtain the rectification of such data. To exercise this right, you may at any time contact us or our data protection officer as provided in Section I. of this Privacy Policy.

3. Right to erasure of your personal data or right to restriction of processing: You may have the right to obtain the erasure of your personal data or the restriction of processing of your personal data. To exercise this right, you may at any time contact us or our data protection officer as provided in Section I. of this Privacy Policy.

4. Right to data portability: You may have the right to receive the personal data concerning you and which you have provided to us, in a structured, commonly used and machine-readable format or to transmit those data to another controller. To exercise this right, you may at any time contact us or our data protection officer as provided in Section I. of this Privacy Policy.

5. Right to withdraw your consent: If you have given your consent to the processing of your personal data (Art. 6 para. 1 lit. a) GDPR), you have the right to withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of processing based on the consent before the withdrawal. To exercise this right, you may at any time contact us or our data protection officer as provided in Section I. of this Privacy Policy.

6. Right to lodge a complaint with supervisory authority: You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority located in the European Union. You may contact the Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.

Amendments

This Privacy Policy may be updated from time to time. Therefore, we recommend checking the Privacy Policy regularly in order to make sure that you have always read the current version. Amendments of this Privacy Policy that require your consent only become effective after we received your consent.